El sistema de información de RRHH debe recoger información relativa a:

- Plantilla (organigrama, nº de puestos, tasas de accidentabilidad/ siniestrabilidad,…).

- Puestos (tiempos, competencias, necesidades, maquinaria,…).

- Estructura de la empresa (organigrama, comités, funciones,…). Este subsistema nos puede dar mucha información. Para ver si la estructura es la adecuada existen distintos ratios o principios:

o Principios de Urwick. Habla de 5 principios para determinar si tiene una estructura adecuada:

1. Principio del objetivo: las actividades de la empresa deben agruparse según el objetivo de la misma. Si tiene varios objetivos habrá varios departamentos.
2. Principio de especialización: cada departamento se diferencia del otro en función de su especialización de manera que cada tarea está delimitada a un departamento sin que haya 2 departamentos con una misma función.
3. Principio de coordinación entre departamentos.
4. Principio de la autoridad: cada departamento tiene un jefe y cada jefe tendrá un solo departamento. No habrá 2 departamentos con un mismo jefe o 2 jefes con un mismo departamento.
5. Principio de responsabilidad: el jefe del departamento es el responsable del departamento.

Si no se rige por estos principios habrá que reestructurarse la empresa.

o Además de esos principios podemos utilizar algunos criterios para saber si es adecuada o no. Algunos son:

• Coeficiente de encuadramiento: resultante de medir el nº de efectivos que son mandos entre el nº de efectivos que no son mandos. Cuanto menor sea el º mejor será la estructura.
• Ámbito de supervisión: trata de ver cuál es el nº de subordinados que un jefe tiene. Es bueno que haya un equilibrio.
• Niveles jerárquicos: Cuanto menos tengan mejor.
• Relaciones: hay que comprobar si existen relaciones funcionales entre cada uno de los departamentos.

Dentro de la estructura de la organización podemos ver la eficacia de una empresa atendiendo a:

+ Responsabilidad: que cada trabajador tenga un solo jefe y que cada jefe tenga los mismos trabajadores.
+ Coeficiente de encuadramiento mínimo.
+ Sencillez y flexibilidad en cuanto a la organización sencillas (son achatadas actualmente); flexibles en relación al cambio.
+ Conocimientos técnicos.

A su vez, existen una serie de problemas frecuentes en el análisis de la estructura como son:
* No definición de tareas.
* No definición de responsabilidad.
* Falta de comunicación entre departamentos.
* Falta de coordinación.

- Organización (salarios, convenio colectivo, productividad,…).

- Entorno (las relaciones con el entorno, legislación,…)