Comunicación: transmitiendo instrucciones (II)

B) OMITIR INSTRUCCIONES

En esta fase hay que tener conciencia de que el objetivo es poner en acción a los RRHH con los que contamos para indicarles cuáles son las instrucciones a seguir.

La puesta en acción lleva a cabo la comunicación asertiva; por ello tenemos que asegurarnos de que las instrucciones sean bien comprendidas por quienes han de ejecutarlas, todos han de saber qué hacer, cómo hacerlo y que todos acaten, de buen grado, las indicaciones que se les han dado.

¿Cómo lograr que las instrucciones sean interpretadas correctamente? Hay que cumplir los siguientes requisitos:

- Información clara. Cuando se emplean expresiones simples para emitirlas. Han de ser expresiones comprendidas por todos los interlocutores. Dependiendo el trabajo, puede ser útil emplear el argot profesional que se maneja entre los responsables de ejecutar esas órdenes.

Es clara cuando se destacan las distintas operaciones desagregando totalmente la actividad. Se explica así cómo debe realizarse una actividad. También se hace uso de la retroalimentación para la buena comprensión de la orden.

- Información completa. Es completa cuando las instrucciones que se emiten incluyen toda la información que se precisa. En este caso se especificará tanto las facilidades como las dificultades que pueden encontrarse durante la realización de la tarea. También se han de señalar los puntos clave a que hace referencia la instrucción o la orden para que no se olvide por quienes tienen que ejecutar la instrucción.

- Información precisa. Cuando se especifican los medios y materiales con los que se va a contar así como con los números con los que se va a contar. De esta forma también se prevén las dificultades que pudieran surgir. También indica el tiempo que se va a emplear.

- Información concisa. Cuando está se refiera sólo a lo esencial, la que incluye información que se precise realmente para que los miembros del equipo realicen la actividad encomendada.

¿COMO HACER QUE LAS INSTRUCCIONES SEAN ACEPTADAS?

Es importante que las instrucciones sean aceptadas por conveniencia y no con el poder.

Para conseguirlo es necesario que su emisión se lleve a cabo con:

- Firmeza y persuasión. La dirección de ese equipo, en el momento de dar órdenes, no debe dar lugar a dudas o titubear acerca de que esas instrucciones hayan de ser ejecutadas de forma correcta.

Las instrucciones deben darse de forma cordial y siempre justificando el por qué se da esa instrucción y no otra.

- Adaptación de los ejecutantes a las competencias de quienes deben ejecutarlos. La adaptación de los ejecutantes siempre ha de adaptarse tanto a las competencias y habilidades como al carácter de los mismos.

Tanto una como otra, hay que tener claro que hay que asegurarse de que las instrucciones han sido bien comprendidas. Puede ser útil hacer una síntesis de las instrucciones remarcando el objetivo de cada una de ellas.

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