Category: Auditoria

Tenemos, como herramientas de análisis, las siguientes:

- DIAGNOSTICO DE RESPONSABILIDADES O CUADRO DE REPARTO DE ATRIBUCIONES. Muestra, para las distintas funciones de personal, los roles que juegan los distintos niveles y tareas.

Ej. Reclutamiento y selección:

· Fijación de objetivos y estrategias.

· Métodos de selección adoptados (quién los decide).

· Recibimiento,…

En cada celda se marcará quién es el responsable.

Se puede utilizar como sistema de evaluación de los RRHH.

- FLUJOGRAMAS. Son representaciones gráficas o simbólicas del encadenamiento de las distintas operaciones.

- DIAGRAMA DE PARETO. Permite diferenciar las causas de las consecuencias de un fenómeno. El diagrama es un tipo de distribución de frecuencias que identifica las principales causas (realizando estudios de frecuencias (histogramas) o con una curva) que provocan la mayoría de los problemas.
Los pasos a seguir son: 1) Lista de causas posibles; 2) Clasificación por orden de importancia.

- ARBOLES DE CAUSAS O DIAGRAMA DE CAUSA – EFECTO. Permite diferenciar las causas de las consecuencias de un fenómeno. El árbol de causas o diagrama de causa – efecto permite observar el encadenamiento de los acontecimientos.
El árbol de causas ordena las causas y los efectos.
El diagrama de causa – efecto, una vez obtenidas las causas, las agrupa por familias, por relaciones temáticas.

UTILIZACION DE REGISTROS

Es el registro de datos sobre los aspectos más básicos de empleados y prácticas de RRHH.

Normalmente se comprueba y se cumple con las normas de la empresa y las normas legales.

Ej. Datos nóminas; registros médicos y actuaciones; referencia de los trabajadores; registro de las evaluaciones periódicas del trabajador o informes de desempeño; registro de las acciones disciplinarias; datos de renuncia; etc.

DOCUMENTACION DE LA EMPRESA

- Informes anuales (memorias).

- Misión y visión de la empresa.

- Cartas a los trabajadores o Boletines informativos.

- Manuales (normativos, pautas de trabajo,…).

- Formularios que utilicen para las funciones de RRHH.

CUESTIONARIOS

Los cuestionarios permiten recoger gran cantidad de información de diferente tipo.

ENCUESTAS DE OPINION

Es la evaluación de las percepciones, actitudes y opiniones del personal sobre la organización.

Para una comprensión de las reacciones de los trabajadores, los empleados y sus preferencias.

ENTREVISTAS

Sirven para obtener información de más profundidad sobre un aspecto concreto. Se basa en la cooperación y confianza entre auditores y auditados.

Ej. Preguntas sobre los requerimientos del trabajador: ¿Está dispuesto a realizar un trabajo repetitivo? ¿Por qué? Buscan determinar la disposición del solicitante de amoldarse a los requisitos de un puesto futuro.

TECNICAS DE MUESTREO

Debido a la escasez de técnicas o medios se recopila información tan solo de una parte de la población total.

Ej. Muestra.

OBSERVACION DIRECTA

Observamos en el lugar que se lleva a cabo ese trabajo. Tiene un inconveniente y es la subjetividad.

¿Es difícil, sino imposible, medir las actuaciones de RRHH? Cualquier objeto, asunto, acto, proceso o actuación que puede describirse por medio de variables observadas están sujetas a medición.

¿Qué merece la pena medir?

- Fundamentos básicos del proceso de medición:

o Empezamos a gestionar cuando disponemos de datos pertinentes.

o Los datos sobre el coste, tiempo, cantidad y calidad de los RRHH proporcionan una base necesaria.

o Necesidad del uso de la estadística para no confundir la coincidencia con la correlación, ni la correlación con la causalidad (causa – efecto).

o Validez y fiabilidad.

La validez es el grado en el que un instrumento mide lo que tiene que medir. La validez puede ser:

- Contenido: Muestra adecuada y significativa.

- Predictiva: Grado con el que se puede predecir o pronosticar algo.

- Constructo: Coherencia entre conjunto de ítems y el concepto teórico de lo que se quiere medir.

Ej. Un test de inteligencia es válido, es decir, nos indica la inteligencia y no cuando nos indica la exactitud de la visión.

La fiabilidad es la existencia de consistencia en la medida. También es el grado en el que está libre de errores de medida.

Ej. Una balanza es fiable cuando siempre que pesamos el mismo objeto, nos da el mismo peso.

Consiste en identificar los activos disponibles para la empresa:

☼ VALOR. Los que tenga un valor muy alto, pe: cervezas alhambra, su localización física no tiene valor porque existe dificultad para entrar camiones, aparcarlos, etc

☼ RAREZA O UNICIDAD.- De esas cosas que tienen valor me interesan las cosas raras, es decir, que no las tenga la competencias. No sólo me fijo en el valor de tus cosas (pe: localización), sino que también en aquellas que tenga yo y tu no.

☼ POSIBILIDAD DE IMITACIÓN.- Y además que sean muy difíciles de imitar (eso me dará más valor a mi). Si es imitado rápidamente entonces no son raras y/o únicas. Pe: las Patentes y Marcas, yo tengo mi marca y sólo puedo ponerla yo, también pe. Un trabajador muy especial.

☼ POSIBILIDAD DE SUSTITITUCIÓN ESTRATÉGICA. Es decir, que no se pueda sustituir.

Por tanto los recursos para aumentar nuestra competitividad de la empresa es que nuestros productos y servicios sean: que tengan valor, único, inimitable e insustituibles.

La auditorias de recursos no consiste en realizar un inventario de todos los recursos disponibles en la empresas sino en identificar aquellos que sean valiosos, raros, no imitables y son sustituibles (Berhey 1991).

¿Cuáles son los el GRUPO DE RECURSOS que tenemos que estudiar?

1. RECURSOS FÍSICOS.- Identificar los distintos elementos de los que dispone la empresa, señalando, fundamentalmente, lo que han sido desarrollados dentro de la empresas o tienen imbuidos (incorporados) tecnologías propias.

Puedo basar mi estrategia por tener unos recursos físicos (cosas inventariables), ¿se puede basar mi estrategia de diferenciación en estos recursos? No. Pero si incorporamos algo específico nuestro si. Aunque a veces las cosas pueden parecer que si por ejemplo la situación de un local, pero sus productos son imitables.

2. RRHH. No se trata de hacer una relación de los trabajadores sino de identifica a aquellos que tienen unas capacidades especiales (innovación, formación única, etc.)

A través de los trabajadores que tienen unas características o conocimientos especiales si podemos basar nuestra estrategia de diferenciación. Y estos si puede además crear mucho valor a la empresa (por ejemplo se dirige ahora las estrategias de las empresas a la gestión por competencias).

3. RECURSOS FINANCIEROS. Se trata de estudiar la posibilidad de recursos y determinar relaciones establecidas con agentes externos, que facilitan conseguir recursos financieros con mayor facilidad que a los competidores.

(No podemos diferenciarnos por tener mucho dinero, tal ve si, sino por la posibilidad de conseguir dinero en un momento determinado…pero es difícil conseguir una diferenciación estratégica a través de los recursos financieros)

4. INTANGIBLES.- Aquí si existe gran posibilidad de diferenciarse “. Los recursos intangibles de la empresas son la base habitual para conseguir ventajas sobre la competencia. Entre otros, se puede destacar la:

a. Reputación
b. Marca
c. Patentes
d. Conocimientos específicos y difíciles de imitar

Son las nuevas empresas que quieran ingresar en el sector. Son una amenaza ya que intensifican la competencia actual (a mi no me interesa que haya más competidores y pondré los máximos impedimentos).

¿De qué depende que quieran y puedan venir a este sector?. De 3 factores:

1.- Atractivo del sector. Implica tanto la rentabilidad como otros factores estratégicos. Hay sectores en los que no se gana nada pero permiten entrar en otros sectores.

2.- Barreras de entrada. Son mecanismos que dificultan el ingreso de nuevas empresas a la industria. Hacen que la nueva empresa ingrese en una posición competitiva desventajosa con relación a las actuales. (si no existe barrera de entrada no interesa ser los primeros en entrar porque los costes son altos, tienes que introducir el producto, ser el primero, crear infraestructuras….)

Estas barreras son:

a. Economías de escala. Disminución del coste medio de producción con el volumen de producción.

p.e. si los costes fijos son muy altos me interesa producir mucho para que los costes por unidad de producto baje. Si poner el cableado de telefónica vale 100 ptas., cuando haya dos usuarios el coste medio por usuario es de 50, por tanto, me interesa producir muchos –o tener muchos clientes- para el coste medio baje. A costes de escala + altos + difícil de entrada, porque para entrar hay que invertir mucho. Por ejemplo en telefonía fija, el cableado es de telefónica y ¿cuál de las otras empresas entra en ese sector?.

b. Diferenciación. Crean fidelidad y disminuye la elasticidad de la demanda.

Si todos los productos del sector son considerados iguales por los clientes, entonces los clientes irán a comprar donde vendan más barato. Si el producto es considerado como igual por los clientes es más fácil entrar en el sector, pero si es percibido como distinto, el cliente es fiel a ese producto y/o marca, por tanto es más difícil entrar en el sector porque hay que romper la fidelidad.

p.e.: leches genéricas: ram, leyma, pascual, puleva…etc…ante leches genéricas la gente compra la más barata, pero si alguna de ellas es percibida como mejor –puleva- la gente es fiel y habrá que romper la fidelidad. Por tanto si existe diferenciación de productos por el cliente es más difícil entrar en el sector.

c. Requisitos de capital. Necesidad de grandes inversiones iniciales, sobre todo en elementos tangibles (los que no se pueden recuperar).

El ejemplo de antes también nos sirve ahora, la única empresa de teléfonos que cablea es telefónica, las otras compañías –tele2,retevisión…- compran un paquete de muchos minutos a telefónica y luego los venden en trozos a los usuarios.

d. Costes de cambio. Son los costes que llevan adaptar las estructuras a los productos nuevos por parte de los clientes que queremos captar.

P.e: Cuando quiero vender al cliente y ya usa un producto lo compra si es más barato y sino tiene costes de adaptación (p.e: MS-officce es malo y hay otros buenos pero la gente ya es usuario del office conoce sus errores , sus teclas rápidas, etc….ahora los clientes de el Smart-Suite aparte de comprar el producto tienen que aprender –costes de cambio-, o aprenden por su cuenta – perdida de tiempo en aprender o comprar un manual o recibir un curso- todos estos son costes de cambio.

e. Acceso a canales de distribución. Costes para convencer a los distribuidores de incluir nuestros productos en su cartera de distribución.

f. Desventajas en costes independientes de las economías de escala

Patentes
Efecto aprendizaje y experiencia
Ventajas de canalización (o localización) Donde el lugar de venta o producción son inmejorables (por ejemplo, el corte ingles comprar en el centro de las ciudades, en una ventaja de localización)

g. Política gubernamental. Limitación directa a la posibilidad a competir (licencias) o bien indirecta (condiciones altas de entrada).

Licencia: no se me ocurre, por ejemplo para poner un kiosco pipas
Condiciones de entrada: Para poder hacer casas hay que ser arquitecto, para ejercer la medicina hay que estudiar medicina.

3.- Reacción esperada de los actuales competidores.

Experiencia de histórica de respuesta contundente. Pe. Los centros comerciales tienen gasolineras para atraer al cliente a sus centros comerciales a través de unos precios de ventas más baratos, pero Repsol bajó muchísimos los precios para que eso no ocurriera.

Las empresas establecidas tienen suficientes recursos (suficiente p.e. capacidad de endeudamiento, liquidez, capacidad productiva….)

Empresas comprometidas con el sector. Numerosas empresas históricas o bien es su único sector de actividad.

Por ejemplo Fiat vende coches y hace más cosas, pero si vende su sección de coches no tiene sentido porque es su origen histórico, la empresa aguanta mientras tenga capacidad de endeudamiento).

Crecimiento lento del sector. Fuerte lucha para el mantenimiento de la posición actual (es decir, si es difícil conseguir nuevos clientes, entonces la empresa ofrecerá más lucha que si se consigue clientes muy rápidamente.

CAMPOS DE APLICACIÓN

- Toda la función de RRHH en general.

- Alguna de sus funciones (reclutamiento, formación, retribución, promoción,…).

- Programas, procedimientos o problemas particulares (absentismo, rotación (abandono de la empresa, bajas,…), trabajo a tiempo parcial,…).

- Sobre el departamento de RRHH.

- Evaluación de procesos de gestión o demás aspectos organizacionales (responsabilidad, cultura,…).

- etc.

NIVELES DE APLICACIÓN

- Auditoria de cumplimiento o de conformidad. Sobre el cumplimiento de las normas, leyes,… Consiste en comprobar que se cumplen las normas y reglamentaciones legales y verificar la fiabilidad y calidad de las informaciones.

Existen 3 líneas de actuación:

- Cumplimiento de las obligaciones sociales de la empresa (Administrativo y derechos de los trabajadores).

- Análisis de las relaciones sociales con respecto a sus estatutos jurídicos.

- Cumplimiento con respecto a sus obligaciones de carácter financiero e informativo (cotizaciones sociales y comité de empresa).

- Auditoría operativa o de eficacia. Sobre el cumplimiento de los objetivos. Si los procedimientos aplicados son los adecuados y funcionan correctamente.

Si hay una adecuación entre los procedimientos y objetivos de RRHH y, si estos se consiguen al menor coste.

Comporta:
- Análisis de los resultados en relación a los objetivos.
- Coste de obtención de los resultados (costes ocultos por disfunciones).
- Calidad de los resultados (cómo de bien se realizan los resultados).

- Auditoría estratégica. En qué medida se cumple con el objetivo general de la empresa.

o Analizar si la gestión de RRHH es coherente con los objetivos y estrategias generales de la empresa.

o Comprobar el desarrollo de la estrategia de la gestión de RRHH en planes y programas (lo operativo).

Es la evaluación del sistema de RRHH: Es una variante de la auditoría que tienen distintas denominaciones: Auditoría de personal, sociolaboral,…

La auditoría de RRHH es el análisis (medición y control) de políticas, programas y prácticas de una organización y la evaluación de su eficacia (lograr los objetivos) y eficiencia (relaciona objetivos con los recursos que utilizamos (costes). Se trata de lograr los objetivos con los menos recursos posibles.

La Auditoría tiene una serie de objetivos. El principal es “estudiar la contribución de los RRHH al desarrollo de la empresa (eficacia); además de conseguir satisfacer las necesidades del personal”.

Existen otros objetivos específicos como son:

- Control de la función de personal y dominio de los costes de personal.

- Diagnóstico de causas y consecuencias de los problemas en la función de RRHH. Esto puede ser utilizado como herramienta de previsión.

La auditoría se suele preguntar:

- ¿Es excepcionalmente alto o bajo el índice de rotación de personal?

- ¿Obtiene la empresa un buen rendimiento del dinero que invierte en planes de reclutamiento, formación o retribución?

- ¿Ayudan las políticas y procedimientos de RRHH al logro de objetivos de la empresa a largo plazo?

- Los empleados que abandonan la empresa, ¿son buenos empleados que se sienten frustrados con sus puestos de trabajo o empleados con un rendimiento insatisfactorio?

Ventajas:

- Anima a los directivos a que examinen el sistema de RRHH en su conjunto (interconexión y retroalimentación).

- Fomenta la idea de que todos los directores son directores de RRHH.

- Sitúa al departamento de RRHH en la perspectiva de administrador de servicios y de socio de la empresa.

- Programa de estudio del valor de las prácticas existentes (proceso contínuo o regular).

- Estimula el cambio.

- Valora la contribución de las prácticas de gestión de RRHH a los objetivos generales de la empresa.

- Introducción de un juicio financiero.

Dificultades: Se clasifican en:

- Metodológicas. Los principales problemas son:

o Para medir la efectividad organizacional, ¿se mide con respecto a la productividad (eficiencia, cantidad) o con respecto a la flexibilidad (eficacia de los cambios)?

o ¿Se miden los procesos (medios) o los resultados (fines)? Controlando los medios o los resultados (en una relación causa – efecto) se puede hacer una idea de cómo va la empresa u organización.

o ¿Qué criterios de validación tomar? Existen diversos puntos de vista.

- De carácter práctico:

o Cuantificar los costes y beneficios de los programas de RRHH (determinar sus consecuencias).

o Interpretar adecuadamente la información recopilada durante la evaluación del sistema de RRHH (a) interpretación; b) prima más la medición que su objetivo último).

o Mantener u registro de los datos (sistema de información de RRHH). Requiere tiempo y dinero mantener ese sistema.

- Implantación:

o Superar los temores del departamento de RRHH, es decir, superar que la auditoría no se hace para ver lo malo que se está gestionando.

o Ser conscientes de que los problemas pueden estar provocados por una multiplicidad de causas.

o Garantizar que la evaluación se considere como útil.