La palabra de origen japonés kaizen significa que involucra a todos los que participan en una organización, incluyendo gerentes y empleados. Su mensaje es que no debe pasar un día sin que se haga una mejora en la organización.

El kaizen es diferente de innovación, pues ésta implica una mejora drástica en el estado de las cosas; es decir, esfuerzos progresivos para obtener pequeñas mejoras. Su punto de partida para el mejoramiento es reconocer la necesidad y esto implica reconocer los problemas. Una vez hecho esto, se solucionara y para consolidar el nuevo nivel se estandariza.

La calidad está asociada no sólo con los productos y servicios, sino con la forma en que la gente trabaja, cómo opera las máquinas y cómo se manejan los sistemas y procedimientos .

Además, se toman en cuenta las sugerencias de mejora que haga el empleado; de hecho, forman parte de la revisión del desempeño de su supervisor. Se requiere una nueva clase de liderazgo, basado en la experiencia y las convicciones personales y no en la autoridad, la edad o el rango de las personas. La técnica kaizen orienta al proceso y a las personas, antes que a los resultados. Por su parte la innovación se orienta a la tecnología y al dinero.

Con esta técnica se trabajan datos estadísticos de los procesos y no por medio de sentimientos o corazonadas. Por eso las compañías japonesas hablan con datos y prestan mucha atención a la recopilación y manejo de los mismos, así como al aprendizaje de las técnicas y herramientas estadísticas (Imai 2008). El entrenamiento de las personas es parte fundamental de la cultura japonesa y en kaizen no es la excepción.

El kaizen implica muchos aspectos como el de producción con cero efectos, orientación al cliente, sistemas kanban ‘literalmente tarjetas de introducción’, justo a tiempo, mejora continua, disciplina en el lugar de trabajo, sistema de sugerencia, relaciones cooperativas entre la administración y los trabajadores, actividades en grupos pequeños y desarrollo de nuevos productos entre otras.

La metodología de las cinco S forma parte del kaizen. Las cinco son:

1. Seiri (enderezar): Diferenciar entre lo necesario y lo innecesario; eliminar lo innecesario como trabajo en proceso, herramientas, maquinaria que no se ocupa, productos defectuosos y documentos

2. Seiton (ordenar): Si las cosas están ordenadas, estarían listas para cuando se necesiten, no así si está en desorden, pues se consume mucho tiempo en encontrarlas

3. Seiso (limpieza): Mantener limpio el lugar de trabajo

4. Seiketsu (aseo personal): Hace un hábito del aseo personal, hay que empezar con la persona misma

5. Shitsuke (disciplina): Seguir los procedimientos en el taller

Kaizen a diferencia de otras metodologías administrativas’ ve los problemas como oportunidades de mejora y no como algo que hay que ocultar o ignorar.  De aquí ha nacido el término warusa-kagen, que se refiere a cosas que sin ser problemas, no están del todo bien y si se dejan, llegan a convertirse en verdaderos problemas. Además si se atienden en una fase temprana, es mucho más fácil su solución.

Los problemas, por su parte, deben expresarse en términos de cifras objetivas para que puedan atacarse en forma realista.

El kaizen ha convertido el ciclo tradicional del Deming PHRA (planear, hacer, revisar y actuar) en otro distinto, el EHRA (estandarizar, hacer, revisar y actuar), con lo cual la mejora se convierte en algo cotidiano, pues sin estándares no hay mejoramiento. Una vez establecido un nuevo estándar, la administración introduce la disciplina para cumplirlo.

Las oportunidades para la mejora se dan en todos lados; pueden iniciar con la observación en el trabajo de los empleados, especialmente utilizados en los nuevos sistemas de manufactura justo a tiempo y nuevos conocimientos y habilidades durante su vida laboral, lo cual enriquece su vida profesional; de ahí que en Japón los empleos sean de por vida, muy diferente a la cultura occidental.

En Japón hacen menos diferencias entre las clases trabajadoras que en Occidente y la comunicación se da en ambos sentidos, lo cual lleva a un ambiente propicio para la cooperación.

Además, es importante la administración funcional transversal, que forma parte del control total de calidad y cuyas metas son la calidad, el costo y la entrega. Otros aspectos de la cultura laboral japonesa es que la administración no sólo involucra a la tecnología, sino también al corazón humano y por eso sus esfuerzos se dirigen a elevar el nivel de satisfacción del empleado en el sitio de trabajo.

El kaizen sólo puede prosperar si la alta administración tiene interés genuino en ello y es quien se encarga de su introducción y dirección, pero las sugerencias caminan en sentido opuesto: de abajo hacia arriba. Con esta técnica es habitual minimizar o eliminar el trabajo pesado, usar herramientas e instalaciones con eficiencia máxima y mantener una mentalidad abierta.

Otro aspecto importante es el del mantenimiento productivo total (MPT), dirigido a las mejoras del equipo su objetico es maximizar la efectividad con un sistema de mantenimiento preventivo que cubra toda su vida útil. En el MPT se enfatizan conceptos básicos sobre la forma como operan las máquinas, la manera de darles mantenimiento y la limpieza de los espacios de producción.

Todos los esfuerzos de kaizen se resumen en tres palabras: satisfacción del cliente, que se mide en términos de calidad, coste y programación.