Tanto las funciones como las habilidades se hacen necesarias porque, a través de ellas, se pretenden conseguir los objetivos del equipo. Esas funciones/habilidades requieren:

- Funciones instrumentales: Habilidades de dirección, orientadas a la tarea, norma.
- Funciones interpersonales: Habilidades de relación, orientadas a las personas.

Dentro de las funciones directivas están:

1. Prever y planificar.
2. Organizar.
3. Decidir/Ejecutar.
4. Coordinar.
5. Asesorar.
6. Controlar.
7. Evaluar.

Estas funciones se llevan a cabo a través de habilidades tales como:

- Capacidad para percibir y dirigir el cambio.
- Capacidad para prever, organizar, coordinar y controlar.
- Gestión del tiempo (decidir, organizar).
- Claridad de objetivos. Distinguir lo principal de lo secundario.
- Capacidad de análisis de problemas y toma de decisiones.
- Capacidad de supervisión y control sin agobiar.
- Capacidad para delegar/decidir.

Por su parte, dentro de las funciones personales tenemos:

1. Trabajo en equipo.
2. Formar.
3. Escuchar/Informar (comunicar).
4. Motivar.
5. Evaluar.

Y las habilidades que se llevan a cabo, las habilidades de gestión o interpersonales son:

- Liderazgo.
- Comunicación.
- Motivación.
- Evaluación.
- Gestión de conflictos.
- Negociación.
- Dirección de reuniones.
- Trabajo en equipo.

Se pueden clasificar en:

a) Barreras físicas
b) Barreras Fisiológicas
c) Barreras filosóficas
d) Barreras psicológicas
e) Barreras semánticas

a) Barreras fisiológicas – Implica cualquier diferencia de tipo orgánico - corporal que puede ser tanto del receptor como el emisor y que obstaculiza por esta razón el proceso de la comunicación.

b) Barreras filosóficas – Son todas aquellas que resulta de las diferentes formas que tienen el emisor y el receptor de comprender e interpretar las situaciones cotidianas a las que se enfrenta en el transcurso de su vida por ejemplo: cuando el emisor y el receptor no se ponen de acuerdo con relación a o bueno y a lo malo de cualquier situación.

c) Barreras Psicológicas – Existen diferentes procesos psicológicos que nos lleva a analizar o eliminar o distorsionar los eventos por lo tanto hacemos representaciones de nuestras diferentes formas de pensar lo que puede ser o no una barrera.

d) Barreras Culturales – Se presentan cuando existen diferencia de conocimientos entre el emisor y el receptor y por lo tanto esto impide la comprensión de los mensajes.

e) Barreras Semánticas – Que se refiere a la interpretación diferente que le dan tanto el emisor como el receptor a los términos o conceptos que utilizan en el proceso de la comunicación.

Durante el proceso de Comunicación muchas ocasiones sucede que este se distorsiona o se anula por varias razones entre las cuales podemos mencionar como más sobresalientes las siguientes.

a) El emisor y el receptor manifiestan intereses diferentes.
b) Las palabras, juicios o conceptos que emplean pueden tener significados diferentes.
c) Cuando se presenta el proceso de comunicación generalmente existen factores emotivos tanto
del emisor como del receptor los cuales alteran la comunicación.
d) En muchas ocasiones no se consigue estructurar el mensaje de la manera que se desea.
e) En ocasiones no se consigue, el emisor piensa en un aspecto que considera debe ser
escuchado por el receptor y este puede escuchar cosas totalmente distintas.

- Loafing Social. Se produce siempre que los individuos llevan a cabo un esfuerzo. No todos tienen la misma conciencia de pertenecer a la organización.

Cuando se produce sobre una misma persona o determinado número de personas, se carga el esfuerzo de todo el grupo en una sola persona. Cuando se produce esta barrera, ésta resta calidad en el producto del trabajo y el rendimiento del grupo se ubica por debajo de la media.

- Difusión de la responsabilidad. También bastante común y se produce cuando los miembros de un equipo de trabajo no terminan de asumir totalmente la responsabilidad de las tareas necesarias que deben llevarse a cabo.

Se produce cuando los miembros no tienen claro, no sólo sus roles, sino también cuando éstos no son totalmente explícitos. Tiene su origen en una mala configuración de los aspectos estructurales del equipo.

- Polarización. Se produce cuando los equipos llegan a sus últimas conclusiones y toman posiciones o adoptan actitudes que son más extremas que aquellas que podrían tomarse de manera individual.

- Escalada de la Comisión. Se produce cuando los miembros de un equipo de trabajo pueden, en ocasiones, ampliar sus acciones creando o generando en su seno nuevas comisiones o grupos de trabajo.

Se produce cuando hay disensión o desacuerdo grave que no es posible conciliar y, por tanto, la división o escalada se produce como respuesta a ese conflicto.

- Encierro prematuro. Cuando determinados miembros de un equipo acometen acciones individuales para identificar o encontrar la solución más atractiva al problema planteado sin que esa acción conlleve la consideración de sus iguales o superiores.

Puede provocar una utilización poco óptima o subutilizada del propi0o equipo. Incluso desastres potenciales en el desarrollo de sus actividades.

- Groupthink o pensamiento de grupo. Se produce cuando los miembros de un equipo llegan a sentir la ilusión de invulnerabilidad o sensación de superioridad lo que puede conducirles a que ciertos hechos dominantes en sus tareas, proyectos o decisiones no sean percibidos o considerados en su totalidad como graves errores para su eficacia.

Esta barrera puede llegar a subestimar riesgos así como a aventurar el propio trabajo realizado. Es la barrera más presente en un equipo de trabajo de alto rendimiento.

El pensamiento de grupo, a veces, se rige por el Falso Consenso, caracterizado por:

· Sentido de invulnerabilidad.
· Estereotipos compartidos.
· Racionalización.
· La ilusión de moralidad.
· Auto – censura.
· Ilusión de unanimidad.
· Presión directa.
· Guardamontes. Aquella persona que impide que los demás sean expuestos a ideas que pueden hacer que los miembros duden del consenso.

Esta barrera es muy común en los grupos cohesivos, es decir, aquellos cuyos miembros están muy unidos entre sí

Para trabajar en equipo es necesario comunicarnos, sobretodo entre trabajadores y sus mandos.

Cuando hablamos de comunicar en equipos de trabajo no se trata de informar sino que es más que eso, se demanda retroalimentación para que se sepa que la comunicación se ha recibido bien. Implica comunicar, hablar, decidir y dar.

El proceso de comunicación es un proceso dinámico donde los receptores también tienen la oportunidad de modificar en aquellos casos el punto de vista del emisor.

El proceso de comunicación es importante porque los fallos que pudieran derivarse de un mal uso de este proceso pueden ser muy costosos: baja motivación, bajo rendimiento,…

También es importante en la dirección de equipos de trabajo porque la comunicación se concibe como hilo conductor que mantiene unidos las distintas partes interdependientes de una organización vinculándolos además con su entorno exterior.

Cuando el proceso es efectivo y cumple con sus requisitos éste se traduce e una mayor productividad y mejora de las relaciones interpersonales. Mejora notablemente la solución de los problemas que pudieran derivarse de la interacción grupal así como un aumento de generación de ideas.

En conclusión, siempre que se lleve el proceso de comunicación de una manera óptima, aumenta el compromiso y la participación de los trabajadores.

Existen una serie de cualidades de la comunicación para que sea óptima:
- Debe ser sincera, cierta, veraz.
- Completa
- Permanente, constante
- Comprensible
- Necesaria, ineludible.
- Oportuna, cuando realmente se sienta la necesidad de comunicar.

Al hablar de comunicación, las personas se transmiten información de dos modos:
- Forma verbal. Aquella que se transmite haciendo uso de toda una serie de signos verbales ya sean orales o escritos.
- Forma no verbal. Aquella información o conjunto de mensajes, bien enviados o recibidos independientemente de la palabra escrita o hablada.

Ésta es fundamental y cumple unos papeles muy importantes dentro de las relaciones que se establecen en un equipo de trabajo. A veces, puede sustituir a la comunicación verbal. “No nos valen las palabras, sino los hechos”.

También permite completar y ampliar la comunicación verbal ya que, a través de la no verbal, transmitimos información específica sobre el estado emocional del emisor y/o receptores.

También refuerza gráficamente lo transmitido verbalmente porque lo ilustramos con nuestra conducta. A través de los gestos la comunicación no verbal permite y ayuda a enfatizar parte del mensaje que queremos transmitir y que estamos transmitiendo de forma verbal.

Ayuda a regular el flujo de comunicación entre el emisor y el receptor/es.

Ayuda a definir la relación entre quienes comunican sin necesidad de ser explícitos al respecto.

Hay varias formas de comunicación no verbal:
· Expresión facial.
· Contacto visual.
· Proximidad.
· Paralenguaje.
· Aspecto físico.
· Lenguaje corporal (gestos, posturas, movimientos de cabeza o de cualquier otra extremidad).

Es aquel proceso en el cual las personas, al realizar una determinada actividad, deciden desarrollar unos esfuerzos encaminados a la realización de metas para satisfacer algún tipo de necesidad o de expectativa. Ello va a depender del esfuerzo que va a aplicar en futuras acciones.

La motivación es importante porque encuentra en su trabajo una importante fuente de satisfacción personal.

Hay distintas formas de motivación, tantas como personas existen. Sin embargo, podemos hacer referencia a dos modelos:

- Teoría orientada al contenido. Aquellas cosas o acciones que hacen que las personas movilicen sus esfuerzos hacía la consecución de objetivos o necesidades (Son más constatables). Son:
o Maslow (Pirámide de Maslow).
o Teoría X e Y de McGregor. Esta teoría identifica la actitud que tiene a ciertos trabajadores de equipo.
o Teoría bifactorial de Herzber.

- Teorías de proceso. Hacen referencia a todas aquellas que tratan de explicar el proceso psicológico interno que siguen las personas para llegar a satisfacer sus necesidades.
Pueden ser las estrategias de motivación no económicas como son:
· Participación.
· Descentralización / Delegación.
· Reconocimiento del trabajo.
· Ampliación del trabajo.
· Enriquecimiento del trabajo.
· Adecuación de recompensas.
· Definir metas individuales.
· Metas elevadas pero realistas

El liderazgo es un concepto que la dirección debe entender como posición al servicio del propio equipo.

La figura de liderazgo no se corresponde con la jerarquía tradicional sino con la jerarquía en los sistemas complejos (caracterizados porque todos los subsistemas tienen o se sienten subordinados; todas las partes son independientes; jerarquía en la que participan todos los miembros del equipo; todos dependen de todos).

Cuando se habla de representar una jerarquía superior, ésta no significa estar por encima del otro sino una jerarquía en especialización en procesos distintos que hace posible y garantiza que, en determinadas situaciones o acciones se garantice la estabilidad de los niveles subordinados o inferiores del equipo.

El líder en los equipos de trabajo, más que ese jefe tradicional, se eleva como el portavoz o representante de los intereses que debe perseguir o conseguir el equipo.

De este modo, debe asumir y facilitar la tarea y los medios que van a necesitar para lograr su consecución.

La figura del líder al servicio del equipo también debe entenderse como ese vigilante, ese ojo que guía y permite la autogeneración, transformación para que los miembros alcancen los niveles superiores de competencia a través del alineamiento.

Al identificarse como tal es el responsable de llevar al equipo hacía el estado del alineamiento (generar diálogos, interacciones,… que lleven a la consecución de objetivos).

Esta descripción se acerca mucho al líder visionario, sin embargo, éste también debe pretender y buscar la capacidad de crear y representar entre sus miembros visiones colectivas y críticas.

Los estilos de dirección en un equipo de trabajo no son constantes sino que es necesario que la dirección tenga una transición, variabilidad con sentido dinámico. Ésta, no necesariamente ha de ser siempre lineal sino que puede variar según la situación en la que se encuentre el líder

Se da, sobretodo, en equipos de mejora y transfuncionales siempre que los participantes tengan la opción de reunirse.

Objetivo: limitar o definir con claridad y exactitud la discusión o comunicación interpersonal durante el proceso de toma de decisiones a fin de que cada miembro evite inhibiciones o coacciones por parte de cualquier otro miembro.

Todos los participantes deben estar presentes y físicamente ubicados en un mismo lugar aunque operan individualmente y de forma independiente.

Partiendo de la tarea inicial, cada participante plantea sus decisiones, soluciones, propuestas y los expone individualmente al resto.

Las aportaciones se hacen una a una y, una vez terminadas, se abre el turno de discusión que es cuando operan como grupo.

Opera de forma grupal para evaluar el conjunto de las propuestas y no éstas individualmente. Cada miembro las clasifica, las aporta al grupo la decisión final se toma a partir de la idea que tiene mayor clasificación o valoración.

Ventaja: Permite reunirse al grupo de manera formal sin limitar el pensamiento independiente como, en ocasiones, la favorece la interacción.