Técnicas para la Optimización del Tiempo

El tiempo es un bien escaso, hay que conseguir administrarlo de la mejor manera posible, ya que no aumentará a nuestro gusto, si no que nos tendremos que conformar con el que disponemos, pero ¿cómo administrarlo de la manera más eficiente posible?

Si bien resulta difícil conseguir un método único para todos a continuación veremos una serie de técnicas que pueden ser de gran utilidad. Como todo, requiere dedicación.

1. Contabilizar los tiempos muertos. Establecer un seguimiento diario de todas las tareas realizadas durante un período (ejemplo: una semana). De esta manera, se podrá analizar la cantidad de tiempo perdido o asuntos inesperados que reclaman su atención, con cuestiones sin tanta importancia, en las que invierte una notable cantidad de minutos.

2- Jerarquizar. Ésta es una palabra clave en cuestiones de exprimir al máximo el tiempo, ayudará a priorizar y diferenciar asuntos o tareas según importancia, interés, necesidad y urgencia. Así podremos reorganizar todas nuestras funciones y rendir al máximo.

3- Concentración. Una vez priorizadas las tareas, centrarse en exclusividad al asunto del momento, sumergirse en esa tarea y aislarse de todo lo demás.

4- Delegar. Hay que intentar rodearse de un buen equipo de colaboradores, a quienes poder delegar ciertas tareas. ¿Qué sucede si no saben hacerla? Pues, dedicar tiempo a enseñarlas, seguramente ese tiempo será menor al tiempo que tardaríamos en realizar esas tareas en cierto periodo de tiempo.

5- Compaginar tareas. Existen tareas totalmente compatibles, ser creativo y conciliar ciertas tareas, como por ejemplo realizar una llamada mientras nos dirigimos a una reunión.

6- Decir “no”. A lo largo del día siempre aparecen reuniones, comidas, conferencias,… que a la larga no son realmente necesarias. Hay personas que parecen estar desocupadas todo el día, ser cortes con ellas, pero inflexible evitando que “roben” nuestro tiempo.

7- Planificación. Con un exhaustivo plan de todas las tareas podremos rentabilizar las jornadas de trabajo al máximo. Ésta es una tarea aburrida a la cual hay que dedicarle bastante tiempo, pero que puede permitirnos ahorrar bastante a futuro.

8- Inevitable perder cierto tiempo. Es importante ser conscientes que, a pesar de contar con cierta planificación y reorganización de tareas, siempre aparecerán “fuegos que apagar”, “conversaciones que escuchar”, “llamadas telefónicas ineludibles”,… que demorarán nuestras tareas. Por ello una recomendación es guardar cierto tiempo para la improvisación del día a día.

9- Diferenciar vida laboral con personal. “No es lo mismo trabajar para vivir que vivir para trabajar”. Hay que saber desconectar la vida familiar y personal del trabajo, para disfrutar de buenos momentos y recargar energía.

10- Cuando todo falle, cuando las técnicas parecen no funcionar, cuando el trabajo se acumula, cuando no sabemos por dónde comenzar, hacer algo diferente a lo que se suele hacer, y reiniciar la tarea lo más fresco posible.