El sistema de información de RRHH en una organización debe recoger siempre información relativa a los siguientes elementos:
– Plantilla (organigrama, nº de puestos, tasas de accidentabilidad / siniestrabilidad,…).
– Puestos (tiempos, competencias, necesidades, maquinaria,…).
– Estructura de la empresa (organigrama, comités, funciones,…). Este subsistema nos puede dar mucha información. Para ver si la estructura es la adecuada existen distintos ratios o principios, al final de enumero los principios de Urwick, que son todo un ejemplo.
– Organización (salarios, convenio colectivo, productividad,…).
– Entorno (las relaciones con el entorno, legislación,…)
Los principios de Urwick
Ulwick, que su gran éxito fue el libro llamado “The Elements of Business Administration” publicado en 1943. Fue uno de los pensadores más influyentes del Reino Unido y nos habla de 5 principios para determinar si tiene una estructura adecuada:
- Principio del objetivo: las actividades de la empresa deben agruparse según el objetivo de la misma. Si tiene varios objetivos habrá varios departamentos.
- Principio de especialización: cada departamento se diferencia del otro en función de su especialización de manera que cada tarea está delimitada a un departamento sin que haya 2 departamentos con una misma función.
- Principio de coordinación entre departamentos.
- Principio de la autoridad: cada departamento tiene un jefe y cada jefe tendrá un solo departamento. No habrá 2 departamentos con un mismo jefe o 2 jefes con un mismo departamento.
- Principio de responsabilidad: el jefe del departamento es el responsable del departamento.
Si no se rige por estos principios habrá que reestructurarse la empresa.
Además de esos principios podemos utilizar algunos criterios para saber si es adecuada o no, estos son algunos:
- Coeficiente de encuadramiento: resultante de medir el número de efectivos que son mandos entre el número de efectivos que no son mandos. Cuanto menor sea el % mejor será la estructura.
- Ámbito de supervisión: trata de ver cuál es el número de subordinados que un jefe tiene. Es bueno que haya un equilibrio.
- Niveles jerárquicos: Cuanto menos tengan mejor.
- Relaciones: hay que comprobar si existen relaciones funcionales entre cada uno de los departamentos.
Dentro de la estructura de la organización podemos ver la eficacia de una empresa atendiendo a:
– Responsabilidad: que cada trabajador tenga un solo jefe y que cada jefe tenga los mismos trabajadores.
– Coeficiente de encuadramiento mínimo.
– Sencillez y flexibilidad en cuanto a la organización sencillas (son achatadas actualmente); flexibles en relación al cambio.
– Conocimientos técnicos.
A su vez, existen una serie de problemas frecuentes en el análisis de la estructura como son:
– No definición de tareas.
– No definición de responsabilidad.
– Falta de comunicación entre departamentos.
– Falta de coordinación.
